Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО "Группа гмс" г. Москва 2009г

Скачать 174.21 Kb.

Название	Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО "Группа гмс" г. Москва 2009г
страница	1/2
Дата публикации	15.06.2013
Размер	174.21 Kb.
Тип	Документы

vbibl.ru > Право > Документы

1 2

Приложение № 2 к Правилам ведения реестра именных ценных бумаг ОАО «Группа ГМС»

Утверждена Приказом

Президента ОАО «Группа ГМС»

от «29» августа 2008 года.

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И КОНТРОЛЯ ОАО "Группа ГМС"

г. Москва

2009г.

СОДЕРЖАНИЕ

Общие положения 3
Порядок приема и регистрации входящих документов 4
Порядок обработки входящих документов 7
Порядок обработки и регистрации входящих документов 8
Порядок хранения и архивирования документов 8
Система внутреннего контроля, порядок проверки данных,

вводимых в систему ведения реестра 9

Способы восстановления данных в случае их утраты 10
Меры противопожарной безопасности 11

Общие положения.

1.1. Настоящие правила регламентируют порядок приема, обработки, хранения и архивирования документов реестра ОАО "Группа ГМС", восстановления утраченных документов, устанавливают формы внутренних документов, обязанности должностных лиц и персонала Общества, а также порядок осуществления внутреннего контроля.

^ 1.2. Термины, используемые в настоящих правилах.

Федеральная служба - Федеральная служба по финансовым рынкам Российской Федерации;

Положение - «Положение о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг» утвержденное Постановлением ФКЦБ России от 2 октября 1997 года № 27 с последующими изменениями и дополнениями;

Правила - Правила ведения реестра акционеров ОАО "Группа ГМС", утвержденные Приказом Решением Общества в соответствии с «Положением о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг»;

Регистратор, Общество, Эмитент - ОАО "Группа ГМС", осуществляет ведение реестра акционеров Общества - самостоятельно, в бумажном варианте;

Представитель - работники общества, уполномоченные приказом Президента Общества вести регистрацию, прием и выдачу документов;

Специалист - работник Общества, соответствующий квалификационным требованиям, установленным Федеральной службой, осуществляющий ведение реестра акционеров Общества;

Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления в Общество документа путем проставления на нем регистрационного индекса (номера) с после/дующей записью всех необходимых сведений о документе в журнале регистрации входящих документов;

Исполнение документа - сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта документа, его утверждение, согласование (при необходимости), представление на подписание должностному лицу, подготовка к пересылке (выдаче) адресату;

^ Дата документа - дата его подписания. Дата документа проставляется должностным лицом, подписавшим документ. Элементы даты приводятся словесно цифровым способом либо цифровым способом

^ Регистрационный индекс (номер) документа – индекс (номер) заголовка дела по номенклатуре и порядковый номер документа в деле;

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Обществе, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения;

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;

Закрытый лицевой счет - счет зарегистрированного лица, на котором учитывается ноль ценных бумаг Общества;

Обратившиеся лица - акционеры, их представители, и уполномоченные представители государственных органов власти и управления, должностные лица Общества, иные лица.

1.3. По требованию любого заинтересованного лица ему сообщаются график приема и выдачи документов, фамилии, имена, отчества, телефоны представителя (специалиста)

1.4. Прием и выдача документов, составляющих систему ведения реестра, осуществляется ежедневно (за исключением выходных, праздничных и нерабочих дней) не менее 4 часов в день по графику, утвержденному Президента Общества по месту нахождения Общества.

1.5. Распоряжение одного зарегистрированного лица исполняется разными сотрудниками регистратора.

Порядок приема и регистрации входящих документов.

2.1. Обязанность по приему и регистрации документов несет Представитель Общества. Представитель Общества не имеет права осуществлять операции в реестре;

2.2. Каждый документ (запрос), связанный с реестром, который поступает в Общество, должен быть зарегистрирован;

2.3. Документы регистрируются один раз:

поступающие - в день поступления,

создаваемые - в день утверждения или подписания.

При передаче документов между подразделениями документы повторно не регистрируются.

2.4. Не подлежат приему и регистрации документы:

анонимные и (или) не подписанные;

исполненные карандашом;

не поддающиеся прочтению;

с подчистками, помарками, не оговоренными исправлениями;

представленные неуполномоченными лицами.

Представитель не вправе принимать передаточное (залоговое) распоряжение в случае не предоставления документов, необходимых для открытия лицевого счета в соответствии с Правилами.

2.5. Представитель выполняет следующие функции:

проверяет у обратившихся лиц документы, удостоверяющие личность, и доверенности представителей, определяет объем полномочий обратившихся лиц;

принимает документы от обратившихся лиц в связи с ведением реестра;

проверяет правильность и полноту заполнения граф в документах, наличие подписи, наличие исправлений, помарок сведений о фамилии, имени, отчестве, паспортных данных (наименовании), указанных в тексте документа данным удостоверения личности и представленным доверенностям;

регистрирует поступившие документы в журнале учета входящих документов;

оформляет и подписывает акты приема документов;

выдает акционерам и их представителям формы документов, необходимые для ведения реестра акционеров (передаточные распоряжения, залоговые распоряжения, анкеты акционеров, распоряжения на выдачу информации из реестра, распоряжения внесение изменений в реестр акционеров и прочие);

регистрирует исходящие документы, вручает обратившимся лицам выписки, ответы общества на запросы и др. т.п., и регистрирует выдачу документов;

удостоверяет подпись зарегистрированного лица в анкете физического лица, а также подпись должностного лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности в анкете юридического лица;

передает документы специалисту для обработки;

ведет и обеспечивает сохранность журнала учета входящих (исходящих) документов.

^ 2.6. Если документ изложен неправильно или неграмотно, в частности:

не заполнены обязательные графы документа;

в документе не указаны или указаны не полностью фамилия, имя, отчество (полное наименование) зарегистрированного лица (уполномоченного представителя зарегистрированного лица), и (или) данные, удостоверяющие личность указаны не полностью или не в соответствии с представленным документом, удостоверяющим личность и подтверждающем права уполномоченного представителя;

документ имеет исправления, помарки, подчистки;

документ исполнен карандашом;

на документе отсутствует подпись;

документ не поддается прочтению

представитель Общества до регистрации документа обязан предложить обратившемуся лицу исправить документ или составить новый.

По просьбе обратившегося лица документ может быть составлен Представителем (специалистом). Плата за составление документа не взимается.

2.7. Если обратившееся лицо отказывается от исправления документов, представитель обязан принять документ, за исключением документов, не подлежащих приему и регистрации (пункт 2.4 настоящего положения), при этом в акте приема документов должны быть указаны замечания к тексту документов.

Документы, не подлежащие приему и регистрации, возвращаются обратившемуся лицу по акту с указанием мотивов отказа и указанием на действия, которые необходимо предпринять для приема документов.

2.8. Порядок удостоверения Обществом подписи на анкете зарегистрированного лица.

2.8.1. Удостоверение подписи на анкетах физических и юридических лиц вправе осуществлять как представитель, так и специалист.

2.8.2. Если физическое лицо, представившее анкету, явилось к регистратору лично:

Представитель (специалист) проверяют совпадение указанных в анкете и в предъявленном документе, удостоверяющем личность:

фамилии, имени, отчества;

даты рождения;

наименования документа, удостоверяющего личность, серию, номер, дату выдачи документа, наименование выдавшего органа;

место регистрации

Если указанные данные совпадают, представитель (специалист) предлагает физическому лицу расписаться в его присутствии.

Удостоверительная надпись представителя (специалиста) должна содержать фразу «Подпись удостоверяю», указание на занимаемую должность представителя, собственноручную подпись с расшифровкой фамилии лица, удостоверившего подпись, дату совершения удостоверительной надписи.

^ 2.8.3. Если к представителю (специалисту) лично явились должностные лица юридического лица, которые в соответствии с уставом имеют право действовать без доверенности.

Представитель (специалист) проверяет соответствие сведений, указанных в анкете и представленных документов:

по учредительным документам - полное фирменное наименование юридического лица, его местонахождение, наименование органа регистрации, дата и регистрационный номер юридического лица;

компетенцию должностных лиц, наименование должности лица, которое в соответствии с учредительными документами имеет право действовать без доверенности;

согласно документам о назначении (избрании на должность) фамилию, имя, отчество лица, имеющего право действовать от имени Общества без доверенности

соответствие анкете, документам о назначении (избрании на должность) и предъявленном документе, удостоверяющем личность:

фамилии, имени, отчества;

наименования документа, удостоверяющего личность, серию, номер, дату выдачи документа, наименование выдавшего органа;

место регистрации;

наименование должности.

Если указанные данные совпадают, представитель (специалист) предлагает должностному лицу, имеющему право действовать от имени общества без доверенности, расписаться в его присутствии.

Удостоверительная надпись представителя (специалиста) должна содержать фразу «Подпись удостоверяю», указание на занимаемую должность представителя, собственноручную подпись с расшифровкой фамилии лица, удостоверившего подпись, дату совершения удостоверительной надписи.

2.8.4. Представитель (специалист) несут ответственность за соблюдение установленного порядка удостоверения подписи и за то, что образец подписи действительно сделан тем лицом, которое указано в анкете зарегистрированного лица.

2.9. После регистрации документа представитель (специалист) составляет акт приема документов

Указанный акт должен содержать:

дату, исходящий номер;

фамилию, имя, отчество представителя Общества, осуществившего прием документов;

фамилию, имя, отчество (полное наименование юридического лица) акционера

фамилию, имя, отчество, паспортные данные лица, от которого приняты документы;

перечень принятых документов и их входящие номера;

подпись представителя,

печать Общества.

В случаях, указанных пункте 2.6, 2.7 настоящих Правил в акте дополнительно указываются замечания к принятым документам.

2.10. Зарегистрированный документ в день его поступления передается специалисту для обработки.

Передача документов на исполнение без регистрации не разрешается.

2.11. Представитель обязан:

соблюдать настоящие правила;

быть вежливым и корректным;

обеспечить сохранность полученных документов и конфиденциальность информации в них содержащейся;

своевременно передавать документы специалисту, обратившимся лицам;

при спорных вопросах, неправильностях оформления документов пригласить специалиста для разрешения вопросов по существу. Распоряжение специалиста является окончательным для представителя;

Представитель несет ответственность за правильность и своевременность выполнения возложенных на него обязанностей.

1 2

Добавить документ в свой блог или на сайт

$Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г icon$	Правила внутреннего документооборота и контроля	$Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г icon$	Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Нижегородское предприятие «редокс» «О рынке ценных бумаг», действующим законодательством Российской Федерации и на основании Положения о ведении реестра владельцев...
$Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г icon$	Оао «Корпорация «Иркут» №6 от 11 января 2005 г. Положение о системе внутреннего контроля за Настоящее Положение устанавливает цели, задачи, структуру и функции основных участников Системы внутреннего контроля за финансово-хозяйственной...	$Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г icon$	Структура управления ОАО кб «вакобанк» с 16. 11. 2009г Заместитель Председателя Правления Банка – Руководитель службы внутреннего контроля
$Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г icon$	Правила внутреннего документооборота и контроля г. Нижний Новгород «Волгостальконструкция» (далее – регистратор, эмитент), устанавливающим единые основные требования к документообороту и внутреннему...	$Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г icon$	Правила внутреннего документооборота и контроля открытого акционерного общества Российской Федерации, а также на основании Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного постановлением...
$Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г icon$	Положение о группе контроля и внутреннего аудита. I. Общие положения Российской Федерации, Уставом, внутренними документами оао «Саратовоблгаз» (далее Общество) и определяет задачи и функции группы...	$Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г icon$	Оао «тэмбр-банк» Общие положения Настоящее Положение о Службе внутреннего... Настоящее Положение о Службе внутреннего контроля ОАО «тэмбр-банк», (далее – Положение) регулирует деятельность, осуществляемую Службой...
$Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г icon$	Утверждено советом директоров ОАО «тантк им. Г. М. Бериева» Протокол от 30 сентября 2005 г. №91 Настоящее Положение устанавливает цели, задачи, структуру и функции основных участников Системы внутреннего контроля за финансово-хозяйственной...	$Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г icon$	Утверждено Настоящее Положение устанавливает цели, задачи, структуру и функции основных участников Системы внутреннего контроля за финансово-хозяйственной...

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО "Группа гмс" г. Москва 2009г

Похожие: