Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО "Группа гмс" г. Москва 2009г




Скачать 174.21 Kb.
НазваниеПравила внутреннего документооборота и контроля ОАО "Группа гмс" г. Москва 2009г
страница1/2
Дата публикации15.06.2013
Размер174.21 Kb.
ТипДокументы
vbibl.ru > Право > Документы
  1   2

Приложение № 2 к Правилам ведения реестра именных ценных бумаг ОАО «Группа ГМС»



Утверждена Приказом

Президента ОАО «Группа ГМС»

от «29» августа 2008 года.

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И КОНТРОЛЯ ОАО "Группа ГМС"

г. Москва

2009г.

СОДЕРЖАНИЕ

  1. Общие положения 3

  2. Порядок приема и регистрации входящих документов 4

  3. Порядок обработки входящих документов 7

  4. Порядок обработки и регистрации входящих документов 8

  5. Порядок хранения и архивирования документов 8

  6. Система внутреннего контроля, порядок проверки данных,

вводимых в систему ведения реестра 9

  1. Способы восстановления данных в случае их утраты 10

  2. Меры противопожарной безопасности 11



  1. Общие положения.


1.1. Настоящие правила регламентируют порядок приема, обработки, хранения и архивирования документов реестра ОАО "Группа ГМС", восстановления утраченных до­кументов, устанавливают формы внутренних документов, обязанности должностных лиц и персонала Общества, а также порядок осуществления внутреннего контроля.

^ 1.2. Термины, используемые в настоящих правилах.

Федеральная служба - Федеральная служба по финансовым рынкам Российской Федерации;

Положение - «Положение о ведении реестра владельцев именных ценных бу­маг» утвержденное Постановлением ФКЦБ России от 2 октября 1997 года № 27 с последующими изменениями и дополнениями;

Правила - Правила ведения реестра акционеров ОАО "Группа ГМС", утвержденные Приказом Решением Общества в соответствии с «Положением о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг»;

Регистратор, Общество, Эмитент - ОАО "Группа ГМС", осуществляет ведение реестра акционеров Общества - самостоятельно, в бумажном варианте;

Представитель - работники общества, уполномоченные приказом Президента Общества вести регистрацию, прием и выдачу до­кументов;

Специалист - работник Общества, соответствующий квалификационным требо­ваниям, установленным Федеральной службой, осуществляющий ведение реестра ак­ционеров Общества;

Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления в Обще­ство документа путем проставления на нем регистрационного индекса (номера) с после/дующей записью всех необходимых сведений о документе в журнале регистрации вхо­дящих документов;

Исполнение документа - сбор и обработка необходимой информации, подго­товка проекта документа, его утверждение, согласование (при необходимости), пред­ставление на подписание должностному лицу, подготовка к пересылке (выдаче) адреса­ту;

^ Дата документа - дата его подписания. Дата документа проставляется должно­стным лицом, подписавшим документ. Элементы даты приводятся словесно цифровым способом либо цифровым способом

^ Регистрационный индекс (номер) документа – индекс (номер) заголовка дела по номенклатуре и порядковый номер документа в деле;

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заво­димых в Обществе, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения;

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответст­вии с номенклатурой дел;

Закрытый лицевой счет - счет зарегистрированного лица, на котором учитыва­ется ноль ценных бумаг Общества;

Обратившиеся лица - акционеры, их представители, и уполномоченные пред­ставители государственных органов власти и управления, должностные лица Общества, иные лица.

1.3. По требованию любого заинтересованного лица ему сообщаются график приема и выдачи документов, фамилии, имена, отчества, телефоны представителя (специалиста)

1.4. Прием и выдача документов, составляющих систему ведения реестра, осу­ществляется ежедневно (за исключением выходных, праздничных и нерабочих дней) не менее 4 часов в день по графику, утвержденному Президента Общества по месту нахождения Общества.

1.5. Распоряжение одного зарегистрированного лица исполняется разными сотрудниками регистратора.



  1. Порядок приема и регистрации входящих документов.


2.1. Обязанность по приему и регистрации документов несет Представитель Об­щества. Представитель Общества не имеет права осуществлять операции в реестре;

2.2. Каждый документ (запрос), связанный с реестром, который поступает в Общество, должен быть зарегистрирован;

2.3. Документы регистрируются один раз:

поступающие - в день поступления,

создаваемые - в день утверждения или подписания.

При передаче документов между подразделениями документы повторно не реги­стрируются.

2.4. Не подлежат приему и регистрации документы:

анонимные и (или) не подписанные;

исполненные карандашом;

не поддающиеся прочтению;

с подчистками, помарками, не оговоренными исправлениями;

представленные неуполномоченными лицами.

Представитель не вправе принимать передаточное (залоговое) распоряжение в случае не предоставления документов, необходимых для открытия лицевого счета в со­ответствии с Правилами.

2.5. Представитель выполняет следующие функции:

проверяет у обратившихся лиц документы, удостоверяющие личность, и дове­ренности представителей, определяет объем полномочий обратившихся лиц;

принимает документы от обратившихся лиц в связи с ведением реестра;

проверяет правильность и полноту заполнения граф в документах, наличие под­писи, наличие исправлений, помарок сведений о фамилии, имени, отчестве, паспортных данных (наименовании), указанных в тексте документа данным удостоверения личности и представленным доверенностям;

регистрирует поступившие документы в журнале учета входящих документов;

оформляет и подписывает акты приема документов;

выдает акционерам и их представителям формы документов, необходимые для ведения реестра акционеров (передаточные распоряжения, залоговые распоряжения, ан­кеты акционеров, распоряжения на выдачу информации из реестра, распоряжения вне­сение изменений в реестр акционеров и прочие);

регистрирует исходящие документы, вручает обратившимся лицам выписки, от­веты общества на запросы и др. т.п., и регистрирует выдачу документов;

удостоверяет подпись зарегистрированного лица в анкете физического лица, а также подпись должностного лица, имеющего право действовать от имени юридиче­ского лица без доверенности в анкете юридического лица;

передает документы специалисту для обработки;

ведет и обеспечивает сохранность журнала учета входящих (исходящих) доку­ментов.

^ 2.6. Если документ изложен неправильно или неграмотно, в частности:

не заполнены обязательные графы документа;

в документе не указаны или указаны не полностью фамилия, имя, отчество (полное наименование) зарегистрированного лица (уполномоченного представителя за­регистрированного лица), и (или) данные, удостоверяющие личность указаны не полно­стью или не в соответствии с представленным документом, удостоверяющим личность и подтверждающем права уполномоченного представителя;

документ имеет исправления, помарки, подчистки;

документ исполнен карандашом;

на документе отсутствует подпись;

документ не поддается прочтению

представитель Общества до регистрации документа обязан предложить обра­тившемуся лицу исправить документ или составить новый.

По просьбе обратившегося лица документ может быть составлен Представите­лем (специалистом). Плата за составление документа не взимается.

2.7. Если обратившееся лицо отказывается от исправления документов, предста­витель обязан принять документ, за исключением документов, не подлежащих приему и регистрации (пункт 2.4 настоящего положения), при этом в акте приема документов должны быть указаны замечания к тексту документов.

Документы, не подлежащие приему и регистрации, возвращаются обратившему­ся лицу по акту с указанием мотивов отказа и указанием на дейст­вия, которые необходимо предпринять для приема документов.

2.8. Порядок удостоверения Обществом подписи на анкете зарегистрированного лица.

2.8.1. Удостоверение подписи на анкетах физических и юридических лиц вправе осуществлять как представитель, так и специалист.

2.8.2. Если физическое лицо, представившее анкету, явилось к регистратору лич­но:

Представитель (специалист) проверяют совпадение указанных в анкете и в предъявленном документе, удостоверяющем личность:

фамилии, имени, отчества;

даты рождения;

наименования документа, удостоверяющего личность, серию, номер, дату выда­чи документа, наименование выдавшего органа;

место регистрации

Если указанные данные совпадают, представитель (специалист) предлагает фи­зическому лицу расписаться в его присутствии.

Удостоверительная надпись представителя (специалиста) должна содержать фразу «Подпись удостоверяю», указание на занимаемую должность представителя, соб­ственноручную подпись с расшифровкой фамилии лица, удостоверившего подпись, да­ту совершения удостоверительной надписи.

^ 2.8.3. Если к представителю (специалисту) лично явились должностные лица юридического лица, которые в соответствии с уставом имеют право действовать без до­веренности.

Представитель (специалист) проверяет соответствие сведений, указанных в ан­кете и представленных документов:

по учредительным документам - полное фирменное наименование юридического лица, его местонахождение, наименование органа регистрации, дата и регистрационный номер юридического лица;

компетенцию должностных лиц, наименование должности лица, которое в соот­ветствии с учредительными документами имеет право действовать без доверенности;

согласно документам о назначении (избрании на должность) фамилию, имя, от­чество лица, имеющего право действовать от имени Общества без доверенности

соответствие анкете, документам о назначении (избрании на должность) и предъявленном документе, удостоверяющем личность:

фамилии, имени, отчества;

наименования документа, удостоверяющего личность, серию, номер, дату выда­чи документа, наименование выдавшего органа;

место регистрации;

наименование должности.

Если указанные данные совпадают, представитель (специалист) предлагает должностному лицу, имеющему право действовать от имени общества без доверенно­сти, расписаться в его присутствии.

Удостоверительная надпись представителя (специалиста) должна содержать фразу «Подпись удостоверяю», указание на занимаемую должность представителя, соб­ственноручную подпись с расшифровкой фамилии лица, удостоверившего подпись, да­ту совершения удостоверительной надписи.

2.8.4. Представитель (специалист) несут ответственность за соблюдение уста­новленного порядка удостоверения подписи и за то, что образец подписи действительно сделан тем лицом, которое указано в анкете зарегистрированного лица.

2.9. После регистрации документа представитель (специалист) составляет акт приема документов

Указанный акт должен содержать:

дату, исходящий номер;

фамилию, имя, отчество представителя Общества, осуществившего прием доку­ментов;

фамилию, имя, отчество (полное наименование юридического лица) акционера

фамилию, имя, отчество, паспортные данные лица, от которого приняты доку­менты;

перечень принятых документов и их входящие номера;

подпись представителя,

печать Общества.

В случаях, указанных пункте 2.6, 2.7 настоящих Правил в акте дополнительно указываются замечания к принятым документам.

2.10. Зарегистрированный документ в день его поступления передается специа­листу для обработки.

Передача документов на исполнение без регистрации не разрешается.

2.11. Представитель обязан:

соблюдать настоящие правила;

быть вежливым и корректным;

обеспечить сохранность полученных документов и конфиденциальность инфор­мации в них содержащейся;

своевременно передавать документы специалисту, обратившимся лицам;

при спорных вопросах, неправильностях оформления документов пригласить специалиста для разрешения вопросов по существу. Распоряжение специалиста является окончательным для представителя;

Представитель несет ответственность за правильность и своевременность вы­полнения возложенных на него обязанностей.
  1   2

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г iconПравила внутреннего документооборота и контроля

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г iconПравила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Нижегородское предприятие «редокс»
«О рынке ценных бумаг», действующим законодательством Российской Федерации и на основании Положения о ведении реестра владельцев...

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г iconОао «Корпорация «Иркут» №6 от 11 января 2005 г. Положение о системе внутреннего контроля за
Настоящее Положение устанавливает цели, задачи, структуру и функции основных участников Системы внутреннего контроля за финансово-хозяйственной...

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г iconСтруктура управления ОАО кб «вакобанк» с 16. 11. 2009г
Заместитель Председателя Правления Банка – Руководитель службы внутреннего контроля

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г iconПравила внутреннего документооборота и контроля г. Нижний Новгород
«Волгостальконструкция» (далее – регистратор, эмитент), устанавливающим единые основные требования к документообороту и внутреннему...

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г iconПравила внутреннего документооборота и контроля открытого акционерного общества
Российской Федерации, а также на основании Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного постановлением...

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г iconПоложение о группе контроля и внутреннего аудита. I. Общие положения
Российской Федерации, Уставом, внутренними документами оао «Саратовоблгаз» (далее Общество) и определяет задачи и функции группы...

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г iconОао «тэмбр-банк» Общие положения Настоящее Положение о Службе внутреннего...
Настоящее Положение о Службе внутреннего контроля ОАО «тэмбр-банк», (далее – Положение) регулирует деятельность, осуществляемую Службой...

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г iconУтверждено советом директоров ОАО «тантк им. Г. М. Бериева» Протокол от 30 сентября 2005 г. №91
Настоящее Положение устанавливает цели, задачи, структуру и функции основных участников Системы внутреннего контроля за финансово-хозяйственной...

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО \"Группа гмс\" г. Москва 2009г iconУтверждено
Настоящее Положение устанавливает цели, задачи, структуру и функции основных участников Системы внутреннего контроля за финансово-хозяйственной...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
vbibl.ru
Главная страница