Методические рекомендации по проведению научно-технической обработки документов по личному составу

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Волжский государственный инженерно-педагогический университет Социально-экономический институт Кафедра менеджмента МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по проведению научно-технической обработки документов по личному составу организаций Нижний Новгород, 2009 ББК. 65.050.2 c – 76 Станченкова Ю.И. Учебно-методическиие рекомендации по проведению научно-технической обработки документов по личному составу организаций для самостоятельной работы студентов по дисциплине «Делопроизводство» и для работников кадровых служб и управления персоналом. Рекомендации разработаны старшим преподавателем Ю.И. Станченковой, рассмотрены и одобрены на заседании кафедры менеджмента, протокол № от 2009 г. © ВГИПУ © Станченкова Ю.И. Оглавление. Введение 3-4 Организационно-распорядительные документы по личному составу 4-8 Документы по учету кадров 8-11 Личные дела, личные карточки 11-16 Невостребованные личные документы 16 Бухгалтерские документы по оплате труда 16-18 Документы расследований несчастных случаев 18-19 Документы, связанные с вредными условиями труда 19-20 Документы по аттестации и тарификации 20 Наградная документация 20-21 Техническая обработка дел 21-23 Заключение Приложения 1. Внутренняя опись документов дела 2. Форма заверительной надписи дела 3. Форма обложки дела долговременного хранения Введение 1. Документы по личному составу, создаваемые в процессе деятельности кадровых и финансовых служб организаций, служат документальным подтверждением трудового стажа работников, размеров оплаты их труда, получения образования, имущественных и льготных прав, поэтому обеспечение их сохранности является гарантией социальной защиты граждан Российской Федерации. Своевременное и качественное проведение научно-технической обработки документов по личному составу позволяет не только обеспечить их учет и сохранность, но и дальнейшее эффективное использование по запросам физических и юридических лиц. Особенность научно-технической обработки документов по личному составу как раз и обусловлена тем, что обрабатываются дела, во-первых, справочного значения, во-вторых, длительного срока хранения. Соответственно, при проведении обработки необходимо сделать все возможное, чтобы максимально облегчить поиск нужной информации в дальнейшем, но и не включить в опись на длительное хранение документы временного (до 10 лет) хранения, информация которых поглощена в других отбираемых документах. 2. Данные методические рекомендации являются уточненным в соответствии с требованиями современных нормативных документов в области архивного дела вариантом аналогичной работы, подготовленной в 1996 году.1 Востребованность данной работы в последние годы продиктована тем, что в архивные учреждения поступает большой объем документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе ликвидированных в ходе банкротства.2 3. В данных методических рекомендациях рассмотрены вопросы отбора, экспертизы ценности, определения сроков хранения, описания, систематизации, формирования и датирования основных документов по личному составу: организационно-распорядительной документации, учетных документов по личному составу, личных дел, невостребованных личных документов, бухгалтерских документов по оплате труда, документов по аттестации и тарификации, служб по технике безопасности, наградной документации. Каждой документации посвящен отдельный раздел данной работы. Отдельные разделы освещают также вопросы технической обработки дел (подшивка, нумерация листов, составление заверительной надписи, оформление обложки дела) и вопросы составления описей и предисловий к ним, основные принципы систематизации дел. 4. Методические рекомендации подготовлены на основе требований «Основных правил работы ведомственных архивов» (М.,1986), «Основных правил работы архивов организаций» (М.,2002), «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного руководителем Росархива 06.10.2000.3 В примечании составителей к указанному типовому перечню предлагается использовать его в отношении управленческих документов, начиная с середины 90-х годов ХХ века (с 1995 г.). Однако в случае увеличения сроков хранения документов, предложенных типовым перечнем 2000 г., целесообразно все-таки пользоваться типовым перечнем 2000 г. и для определения сроков хранения документов по личному составу за более ранние (до 1995) годы. Это касается определения сроков хранения личных дел, личных карточек и лицевых счетов. 5. Данные методические рекомендации ориентированы в первую очередь на руководителей муниципальных архивных учреждений, однако они также могут быть использованы сотрудниками государственных и ведомственных архивов при проведении научно-технической обработки документов по личному составу. 1.Организационно-распорядительные документы по личному составу 1.1. Приказы и распоряжения по личному составу являются важнейшими документами кадрового делопроизводства, они являются основными распорядительными документами по личному составу. Приказами (распоряжениями) оформляются прием, перевод и увольнение сотрудников, предоставление им отпусков и командирование, изменение условий и оплаты труда, поощрение и наложение взысканий, присвоение разрядов и изменение биографических данных и др. В соответствии со статьей 6 (пункт б) типового перечня приказы по личному составу хранятся 75 лет ЭПК4. 1.2. Некоторые категории распорядительных документов могут храниться 5 лет, это приказы (распоряжения): - о предоставлении очередных и учебных отпусков, - о дежурствах, - о взысканиях, - о краткосрочных внутрироссийских командировках. Все остальные приказы (распоряжения) имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о длительных и зарубежных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении и награждении и т.п. Приказы (распоряжения) об административных отпусках также целесообразно отбирать на длительное хранение, так как перечнем не предусмотрено 5-летнее их хранение, к тому же при начислении льготных пенсий эти приказы (распоряжения) могут быть востребованы. На отбор приказов (распоряжений) о длительных командировках следует обратить особое внимание при обработке документов изыскательских организаций (геологоразведочных экспедиций, партий). 1.3. Таким образом, приказы (распоряжения) по личному составу имеют разные сроки хранения (статья 6 б), поэтому при подготовке их к длительному хранению можно проводить экспертизу их ценности. При больших объемах приказов с 5-летним сроком хранения, сформированных вместе с приказами (распоряжениями) длительного хранения, возможно их переформирование. 1.4. Приказы (распоряжения) по премированию, если в них указаны конкретные фамилии и суммы премий (Иванову А.А. – 2500 руб.) должны формироваться отдельно от приказов (распоряжений) по основной деятельности. При проведении обработки дел организаций, не передающих свои документы на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы, приказы (распоряжения) на премирование и поощрение изымаются из дел с приказами (распоряжениями) по основной деятельности, формируются и включаются в опись дел по личному составу. Для обеспечения справочной работы при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, возможен отбор полного комплекса приказов (распоряжений) по основной деятельности, особенно, если организации имели льготные категории работников. 1.5. При больших объемах приказы (распоряжения) по личному составу, касающиеся различных сторон кадровой работы организации – прием на работу, увольнение, премирование – целесообразно группировать в отдельные самостоятельные дела для изначальной классификации информации и облегчения ее поиска в дальнейшем. Также в этих целях при значительных объемах возможно выделение в самостоятельные дела приказов (распоряжений) на поощрение и премирование отдельно от приказов (распоряжений) на прием, перемещение, увольнение. 1.6. На предприятиях с большой штатной численностью и текучестью кадров приказы могли заменяться записками. Срок хранения записок аналогичен приказам по личному составу – 75 лет ЭПК, записки о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет (ст. 336 ТП). 1.7. Регистрационные формы к приказам (распоряжениям) по личному составу (журналы, книги, картотеки), если они могут быть использованы в справочно-поисковой работе, также включаются в состав описи дел по личному составу. Для этого в регистрационной форме должны быть указаны дата и номер приказа (распоряжения), содержание (перечень действий, наличие фамилий обязательно). Карточки, указатели к приказам (распоряжениям) по личному составу также хранятся 75 лет (ст.357 ТП) и подлежат отбору. 1.8. Основания к приказам (распоряжениям) по личному составу, в качестве которых могут выступать: личное заявление работника, докладные записки, представления, акты, копии личных документов, служебные письма других организаций – должны формироваться отдельно от приказов (распоряжений). При совместном формировании возможно проведение экспертизы ценности и переформирование дела, если приказы (распоряжения) оформлены правильно и приложенные документы не содержат дополняющих резолюций и пометок. Основания к приказам (распоряжениям), срок хранения которых 75 лет, как правило, должны быть сформированы в соответствующих личных делах работников. Документы, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет (ст.343 ТП). Срок хранения документов лиц, не принятых на работу – 1год (ст.341 ТП). 1.9. Основанием к изданию приказа (распоряжения) может выступать трудовой договор как письменная форма трудового договора между работником и администрацией в лице руководителя организации, заключенного на определенное время. В договоре оговариваются условия работы, срок трудовой деятельности. Трудовые договоры , должны приниматься на хранение в составе личных дел работников. Если они в личных делах не сформированы, то они подлежат длительному (75 лет ЭПК – ст.338 ТП) хранению. Если переформирование их в личные дела невозможно, то указанные документы, сформированные в самостоятельные дела по годам заключения (внутри дела – по алфавиту фамилий или хронологии, для удобства использования желательна внутренняя опись), подлежат включению в опись дел по личному составу. 1.10. ^ Заголовок дела с распорядительными документами по личному составу должен состоять из следующих элементов: - название разновидности документов (приказы, распоряжения и т.п.); - крайние №№ приказов (распоряжений), кроме случаев, когда они не имеют валовой нумерации; - автор документов (должностное лицо, подписывающее документ, при необходимости – название организации или структурного подразделения); - краткое содержание документов дела (общее – по личному составу, конкретное содержание - о премировании, об увольнении и т.д.). В необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения – указания на способ закрепления информации (рукописная книга), указание на подлинность или копийность (копии)5, номера томов, книг, частей, если дело состоит из нескольких томов (частей).

Похожие:

	Методические рекомендации по организации и проведению дезинфекционных мероприятий при гриппе и Методические рекомендации предназначены для медицинского персонала санитарно эпидемиологических и дезинфекционных станций, лечебно...		1. Методические рекомендации «Программное обеспечение для обработки... Тодическое пособие (методические рекомендации) посвящено gnu image Manipulation Program или gimp (Гимп) - растровому графическому...
	Методические рекомендации содержат материалы по организации и проведению... Рекомендовано экспертным советом моу дод «Дом детского творчества имени Б. Т, Куропаткина» г. Полысаево		Методические рекомендации по проведению «Уроков семьи и семейных ценностей» Методические рекомендации предназначены для заместителей директоров образовательных учреждений по воспитательной работе, классных...
	Методические рекомендации для студентов медицинских факультетов Методические... Министерство здравоохранения российской федерации рязанский медицинский университет		Методические рекомендации по проведению Дня знаний в начальной школе... Методические рекомендации предназначены для учителей начальных классов, классных руководителей, заместителей директоров по воспитательной...
	Методические рекомендации по организации и проведению единого государственного... Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки направляет для использования в работе методические рекомендации по организации...		Методические рекомендации по составлению договоров подряда на строительство... Методические рекомендации разработаны Аналитическим центром "Концепт" и Центральным научно-исследовательским институтом экономики...
	Методические рекомендации по подготовке документов для участия регионального... Данные Методические рекомендации содержат требования в отношении подготовки заявки и пакета документов по региональному инвестиционному...		Рассмотрения и оценки котировочных заявок «3» мая 2007 года 15 часов 00 минут Повестка дня: подведение итогов размещения муниципального заказа на право заключения муниципального контракта на проведение научно-технической...