Техническое задание на создание системы автоматизации делопроизводства Коммунального предприятия




Скачать 85.93 Kb.
НазваниеТехническое задание на создание системы автоматизации делопроизводства Коммунального предприятия
Дата публикации15.04.2013
Размер85.93 Kb.
ТипТехническое задание
vbibl.ru > Информатика > Техническое задание
Техническое задание

на создание системы автоматизации делопроизводства


Коммунального предприятия

«Административно-техническое управление» Днепропетровского городского совета



Днепропетровск. 2009 г.

АННОТАЦИЯ

Настоящий документ предназначен для описания основных технических требований к созданию системы документационного обеспечения управления с использованием современных информационных технологий.

Общие сведения


Основная цель документационного обеспечения управления – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Эффективное решение задачи автоматизации делопроизводства и внедрения электронного документооборота должно основываться на использовании современных информационных технологий и создании на их основе единой автоматизированной системы, в дальнейшем именуемой Система.

Система должна охватывать все подразделения Коммунального предприятия «Административно-техническое управление» Днепропетровского городского совета (в дальнейшем именуемом Управление), т.е. отдел приоритетов, рекламы, оперативного контроля, административного управления и т.д.

Реализация основных делопроизводственных функций должна обеспечиваться оснащением рабочих мест соответствующим программным обеспечением, предназначенным для автоматизации делопроизводства и документооборота как внутри одного подразделения Управления, так и обеспечивающим электронный документооборот между подразделениями Управления.

Повышение контроля исполнительской дисциплины должно обеспечиваться внедрением технологии, обеспечивающей доступ к информации о ходе и о времени исполнения документов не только внутри Управления, но и при направлении документа в смежные организации. Для реализации технологии контроля программное обеспечение по автоматизации делопроизводства должно иметь возможность регистрировать все резолюции, накладываемые на документ при его прохождении по иерархии управления, с указанием для каждой контрольных сроков исполнения и фамилии исполнителей.

Назначение и цели создания Системы

Назначение Системы


Система предназначена для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности. Система должна функционировать на локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений Управления, участвующих в технологических процессах работы с документами.

Задачами создания ^ Системы являются:

  1. создание организационной, технической и информационной инфраструктуры функционирования подразделений Управления;

  2. организация единого порядка работы с документами в подразделениях Управления;

  3. создание надлежащих условий для документально-информационного обеспечения работы руководителя Управления, его заместителей, руководителей подразделений.

Цели создания Системы


Система должна создавать необходимые условия для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции.

Внедрение Системы должно быть нацелено на предоставление таких важных преимуществ как оперативность обработки данных, обеспечение контроля исполнительской дисциплины, достоверность первичной информации, объективность принятия управленческих решений.

Основными целями создания ^ Системы являются:

  1. повышение эффективности административной деятельности Управления;

  2. сокращение сроков создания, согласования, рассмотрения документов, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;

  3. оптимизация потоков документальной информации в бумажном и электронном виде, как между подразделениями Управления, так и внутри каждого подразделения;

  4. создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа, хранения документов;

  5. увеличение скорости прохождения документов, как между подразделениями Управления, так и внутри каждого подразделения;

  6. создание предпосылок для организации электронного документооборота Управления со смежными организациями.



    ^ Характеристика объекта автоматизации

Примерный состав подразделений Управления, участвующих в создании информационно-технологической среды, обеспечивающей эффективную взаимосвязанную работу Управления, приведен в следующей таблице.



Наименование объекта (группы объектов)

Количество рабочих мест

    1

Отдел приоритетов




    2

Отдел рекламы




    3

Отдел оперативного контроля




    4

Администрация Управления



















































Требования к Системе

Требования к Системе в целом


Система должна быть сопряжена с существующим программным комплексом, обеспечивающим автоматизацию бухгалтерского учёта Управления (базы 1С).

Должен быть обеспечен удаленный доступ к документальной информации через системы телекоммуникаций, а также и через Интернет.

Система должна обеспечивать визуальное отображение объектов делопроизводства (рекламоносителей).

Требования к функциям (задачам), выполняемым Системой

Требования к делопроизводственным функциям


Система должна обеспечивать автоматизацию следующих делопроизводственных функций:

  1. централизованная регистрация поступающей документации, согласно основной деятельности Управления с последующим направлением электронных версий документов на рассмотрение руководству и в структурные подразделения;

  2. регистрация исходящей корреспонденции и внутренних документов, касающихся основной деятельности Управления;

  3. регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование документов;

  4. проверка своевременности исполнения документов;

  5. поиск документов по любому набору реквизитов, введённых в Систему;

  6. получение отчетов по документообороту;

  7. учет движения оригиналов (в том числе экземпляров) и копий документов;

  8. хранение шаблонов электронных документов произвольного формата;

  9. отправка документов по электронной почте;

  10. регламентация прав доступа к документальной информации и определение набора допустимых для конкретного пользователя делопроизводственных функций;

  11. визуальное отображение объектов производства на схематических либо спутниковых картах местности c масштабом не менее 1:5000.

Требования к функциям контроля исполнения


Для обеспечения контроля исполнительской дисциплины Система должна обеспечивать автоматизацию следующих функций:

  1. автоматическое формирование на каждом рабочем месте индивидуального списка дел и поручений согласно должностным инструкциям сотрудника Управления;

  2. получение справок упреждающего контроля, т.е. формирование списков документов, по которым срок исполнения резолюций истекает завтра (через три дня, и т.д.);

  3. автоматическая визуальная сигнализация о документах, по которым сроки исполнения резолюций просрочены;

  4. получение различных справок по состоянию исполнительской дисциплины и имевшим место нарушениям.

Требования к обеспечению удаленной работы сотрудников


    Для обеспечения удаленной работы с Системой, а также возможности оперативного доступа к информации со стороны отдела оперативного контроля, Система должна обеспечивать:

  1. возможность работы пользователя Системы в удаленном режиме с центральной базой данных;

  2. возможность организации веб-сервера делопроизводства, обеспечивающего простой доступ к данным с любого локального или удаленного компьютера через сеть Интернет в соответствии с предоставляемыми правами доступа.

Требования к возможностям настройки Системы


    ^ Система должна обеспечивать возможности настройки на особенности организационной структуры Управления и процессов работы с документами, в том числе обеспечивать:

  1. возможности изменения шаблонов документов, в том числе создания средствами администратора Системы новых шаблонов документов;

  2. возможности настройки прав пользователей Системы, в том числе возможности для делопроизводственного персонала осуществлять ввод информации за специалистов руководящего состава;

  3. возможности настройки обмена электронными документами.

Требования к механизмам интеграции Системы с другими приложениями


    Для обеспечения возможностей интеграции с другими информационными системами организации Система должна обеспечивать:

  1. интеграцию с имеющимися в Управлении базами данных 1С;

  2. возможность хранения файлов документов произвольных типов;

  3. возможность последующей интеграции с интернет-порталом Управления.

Требования к видам обеспечения


Система должна обеспечивать реализацию следующих принципов:

  1. Функциональная масштабируемость. Ввод в действие возможен на одном рабочем месте с дальнейшим, при необходимости, неограниченным наращиванием количества рабочих мест без потери накопленной информации в базе данных.

  2. Регламентированность. Обеспечение прозрачного доступа пользователя (в соответствии с предоставленными правами) к документам и к информации об их исполнении.

  3. Защищенность. Наличие ранжирования доступа к базам данных, а также криптографических средств шифрования и, при необходимости, электронно-цифровой подписи.

  4. Распределенность. Обеспечение удаленного доступа к документальной информации через Интернет.

  5. Строгость. Регулярная проверка делопроизводственного процесса на соответствие постановлениям кабинета министров и городского совета.

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Техническое задание на создание системы автоматизации делопроизводства Коммунального предприятия iconТехническое задание на создание системы автоматизации делопроизводства Коммунального предприятия
Настоящий документ предназначен для описания основных технических требований к созданию системы документационного обеспечения управления...

Техническое задание на создание системы автоматизации делопроизводства Коммунального предприятия iconТехническое задание на аппаратное обеспечение системы автоматизации...
Настоящий документ предназначен для описания аппаратного решения системы документационного обеспечения управления с использованием...

Техническое задание на создание системы автоматизации делопроизводства Коммунального предприятия iconКомплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание...
АС) для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т п.), включая их сочетания, и устанавливает...

Техническое задание на создание системы автоматизации делопроизводства Коммунального предприятия iconКомплекс стандартов на автоматизированные системы 34. 602-89
АС) для автоматизации различных видов деятельности (управление, проектирование, исследование и т п.), включая их сочетания, и устанавливает...

Техническое задание на создание системы автоматизации делопроизводства Коммунального предприятия iconТехническое задание на создание автоматизированной системы
Разработан и внесен Государственным комитетом СССР по стандартам, Министерством приборостроения, средств автоматизации и систем управления...

Техническое задание на создание системы автоматизации делопроизводства Коммунального предприятия iconТехническое задание на программирование системы автоматизации объекта...
Техническое задание на программирование системы автоматизации объекта «Административное здание диспетчерского центра ОАО «со еэс»...

Техническое задание на создание системы автоматизации делопроизводства Коммунального предприятия iconТехническое задание на создание сайта 1
Цель технического задания – определить основные требования, исходные данные и функциональность для проектирования информационной...

Техническое задание на создание системы автоматизации делопроизводства Коммунального предприятия iconСправочник по делопроизводству Раздел Организационно-правовые основы...
Разговор об организационно-правовых основах делопроизводства предприятия представляется вполне оправданным начать с определения этого...

Техническое задание на создание системы автоматизации делопроизводства Коммунального предприятия iconТехническое задание Назначение разработки Наименование: Разработка...
Целью работы является анализ предложенных фирмами средств, для решения задач учета и анализа, среди представленных на российском...

Техническое задание на создание системы автоматизации делопроизводства Коммунального предприятия iconТехническое задание на оказание услуги
«Техническое обслуживание системы инженерной защиты от подтопления территории Волжской тэц»

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
vbibl.ru
Главная страница