Правила внутреннего документооборота и контроля открытого акционерного общества
Скачать 157.37 Kb.
|
1 2
УТВЕРЖДЕНО общим собранием акционеров ОАО «РФК» Протокол № 1/2008 от 01 июля 2008 года Председатель собрания _____________ Санин Ю.В. ПРАВИЛА внутреннего документооборота и контроля открытого акционерного общества "Русская финансовая компания" 1. Общие положения Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля открытого акционерного общества "Русская финансовая компания" (далее - Правила) составлены в соответствии с законами РФ "Об акционерных обществах", "О рынке ценных бумаг", действующим законодательством Российской Федерации, а также на основании Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 N 27, Правил ведения реестра владельцев именных ценных бумаг (далее - Правила ведения реестра), утвержденных ОАО "РФК" (далее - Регистратор). Настоящие Правила регламентируют действия Регистратора по обработке, контролю и хранению получаемых документов в связи с ведением реестра владельцев именных ценных бумаг. В настоящих Правилах используются термины, определенные в Положении о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденном постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 N 27 (далее - Положение о ведении реестра) и в Правилах ведения реестра. 2. Правила регистрации, обработки, хранения и архивирования документов 2.1. Система документов Реестра включает в себя:
12. документы Регистратора, необходимые для предоставления зарегистрированным лицам. Все документы системы Реестра хранятся на бумажных носителях. 2.2. Требования к документам, предоставляемым зарегистрированным лицом. Операции производятся Регистратором на основании форм установленного им образца. Операции в Реестре производятся на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально, за исключением случаев, предусмотренных Правилами ведения реестра. Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаются исправления и помарки при заполнении документов. Документы, поступившие Регистратору и зарегистрированные в журнале учета входящих документов, не возвращаются. В случае выдачи Регистратором письменного отказа во внесении записей в Реестр по распоряжению зарегистрированного лица Регистратор может выдать копии представленных клиентом документов. 2.3. Прием и регистрация запросов и документов для внесения (изменения) информации в Реестр. Документы для внесения (изменения) информации в Реестр, полученные от зарегистрированных лиц, а также запросы зарегистрированных лиц на получение информации из Реестра, принимаются лицом, уполномоченным Регистратором осуществлять ведение Реестра (далее - Специалист Регистратора). Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяющего личность, на основании которого Специалист Регистратора производит идентификацию личности физических лиц или представителей юридических лиц. При каждом обращении зарегистрированного лица Специалист Регистратора обязан проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, производится заполнение анкеты зарегистрированным лицом. Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично в присутствии Специалиста Регистратора. В этом случае Специалист Регистратора ставит свою подпись на анкете, чем гарантирует подлинность подписи и соответствие паспортных данных зарегистрированного лица. Подлинность подписи зарегистрированного лица может быть также удостоверена нотариально. Регистратор обязан удостовериться в полномочиях лиц, подписывающих документы, сравнить их подписи с образцами подписей зарегистрированных в Реестре лиц на основе анкет зарегистрированных лиц. Регистратор не может отказать в приеме документов, кроме случаев, предусмотренных настоящими Правилами. Все документы и запросы, которые поступают Регистратору, регистрируются в журнале входящих документов. Прием и регистрация входящих документов и запросов осуществляется в следующей последовательности:
2.4. Внесение записей в систему ведения Реестра. Внесение записей производится Специалистом Регистратора в следующем порядке: 1. Экспертиза документов и сверка с данными регистрации в журнале входящих документов. 2. Экспертиза документов на соответствие требованиям Правил ведения реестра и состоянию лицевого счета. В случае соответствия информация вносится в Реестр. В противном случае оформляются 2 экземпляра извещения об отказе во внесении записей в Реестр, один экземпляр извещения передается зарегистрированному лицу. 3. Контроль проведенных операций (проверяется соответствие информации в документах и информации, введенной в журнал регистрации операций, в Реестр владельцев ценных бумаг). При обнаружении некорректности проведения операции или определении невозможности ее корректного проведения и выяснения причин составляется акт ошибки Регистратора или отказ в проведении операции. Ошибка исправляется внесением дополнительных записей в Реестр по акту Регистратора или выполняются действия по оформлению извещения об отказе. В случае исполнения поручений Специалистом Регистратора делается запись в журнале регистрации входящих документов о дате исполнения поручения и исполнителе. 2.5. Выдача информации из Реестра зарегистрированным лицам. Исполнение запроса зарегистрированного лица осуществляется в соответствии со сроками, указанными в «Правилах ведения реестра», запрос должен быть оформлен по форме, принятой у Регистратора. Письменный запрос может быть получен лично от зарегистрированного лица или доставлен по почте. Исполнение запроса зарегистрированного лица производится в следующем порядке: а) Идентификация личности физического лица или представителя юридического лица на основании паспорта или другого удостоверения личности, проверка их полномочий. При выявлении отсутствия полномочий для получения информации из Реестра у лица, представившего запрос, оформляется письменный отказ с указанием лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. Специалиста Регистратора, его подписи и подписи Генерального директора. б) Регистрация запроса в журнале учета входящих документов. г) Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе. д) Исходящие документы подписываются Генеральным директором, на документе проставляются дата и исходящий номер. е) Отметка в журнале учета входящих документов об исполнении запроса (проставляются дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ). ж) Передача обработанной информации (ответа) по запросу клиенту либо отправка по почте заказным письмом. 2.6. Исполнение запросов и поручений государственных органов. Исполнение запроса или поручения государственных органов производится в следующем порядке: а) Идентификация личности представителей государственных органов на основании паспорта или другого удостоверения личности и проверка их полномочий. б) Регистрация запроса в журнале входящих документов. в) Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе. В случае положительного прохождения дела запрос исполняется. г) Исходящие документы подписываются Генеральным директором, на документе проставляются дата и исходящий номер. д) Передача обработанной информации (ответа) по запросу осуществляется по акту приема-передачи, либо она отправляется по почте заказным письмом, при этом исходящая информация регистрируется в общем журнале учета исходящей корреспонденции по организации. е) Отметка в журнале учета входящих документов Регистратора об исполнении запроса (проставляется дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, подпись Генерального директора). ж) Передача исполненного запроса (поручения) на хранение в архив. з) По документам (запросам, поручениям), не содержащим всей необходимой информации, составленным ненадлежащим образом, или при отсутствии у лица, представившего документы (запрос, поручение), необходимых для получения информации из Реестра полномочий, оформляется письменный отказ с указанием Ф.И.О. лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. Специалиста Регистратора, его подписи и подписи Генерального директора. 2.7. Хранение документов, находящихся в работе. Хранение документов, находящихся в работе, осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа. При перерывах в работе документы помещаются в шкаф под ключ. Общую ответственность за организацию хранения и сохранность документов несет Генеральный директор, Специалист Регистратора несет дисциплинарную ответственность. 2.8. Контроль режима доступа в рабочее помещение. Контроль обеспечения режима санкционированного доступа Специалиста Регистратора к информации и невозможности несанкционированного доступа посторонних в рабочее помещение осуществляется путем систематических проверок Генеральным директором рабочего помещения. 2.9. Архивирование документов. После исполнения поручений (запросов) зарегистрированных лиц все документы направляются Специалистом Регистратора в архив. В случае отказа во внесении записей в Реестр в архив передается извещение об отказе. При передаче документов в архив производится сверка принятых и исполненных поручений по журналу регистрации входящих документов и регистрационному журналу, а также осуществляется контроль сроков исполнения поручений (запросов). В архиве хранятся следующие документы:
Документы в архиве хранятся в нумерованных папках с описью содержимого Регистратор обеспечивает хранение всех документов, связанных с ведением Реестра, в течение срока, предусмотренного в «Правилах ведения реестра». 2.10. Порядок ведения журналов Реестра. Регистратор ведет следующие журналы: а) журнал учета входящих документов. Журнал содержит следующие данные:
б) регистрационный журнал. Журнал содержит следующие данные:
На титульном листе журнала проставляются его номер и наименование Эмитента. Журналы ведутся в бумажном виде. Журнал сшивается, подписывается Генеральным директором и скрепляется печатью общества. |
1 2
Добавить документ в свой блог или на сайт
Похожие:
 | Оао "Группа гмс", восстановления утраченных документов, устанавливают формы внутренних документов, обязанности должностных лиц и... | | Справка о наличии на счете зарегистрированного лица указанного в распоряжении количества ценных бумаг определенного вида, категории... |
| | Регистратор обязан на основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска ценных бумаг осуществить сверку количества размещенных... | |
| Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного постановлением фкцб РФ от 2 октября 1997 n 27, а также... | | Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного постановлением фкцб РФ от 2 октября 1997 n 27, а также... |
| Система документооборота Регистратора предусматривает возможность восстановления всех данных о зарегистрированных лицах и проведенных... | | При проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности нами рассмотрено состояние внутреннего контроля открытого акционерного... |
| «Волгостальконструкция» (далее – регистратор, эмитент), устанавливающим единые основные требования к документообороту и внутреннему... | | Принципы взаимоотношений акционеров Общества с Обществом, органами управления и контроля Общества, должностными лицами и иными сотрудниками... |