Методические указания для практических работ Красноярск




НазваниеМетодические указания для практических работ Красноярск
страница20/20
Дата публикации13.04.2013
Размер1.19 Mb.
ТипМетодические указания
vbibl.ru > Право > Методические указания
1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20


^ Служебное (деловое) письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, различных по содержанию и служащих средством обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.

Ведение деловой переписки – это область деятельности, предполагающая обмен информационными посланиями, составленными с учетом установленных требований, с целью эффективного решения текущих производственных задач.

В настоящее время роль делового письма на бумажном носителе не снижается, несмотря на наличие современных форм связи (электронной почты, спутниковой связи, сотовой и т.п.).

Деловые письма оформляют на бланках, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов (см. приложение 1). Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов (см. приложение 2) для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями.

Текст письма состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.

В текстах служебных писем рекомендуется использовать стандартные обороты речи (клише), соответствующие конкретному типу письма.

Текст письма может излагаться по одной из форм:

  • от первого числа единственного числа на должностном бланке («считаю необходимым…», «настаиваю…» и т.д.);

  • от первого лица множественного числа («просим выделить», «направляем» и т.д.);

  • от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», институт не возражает…»).

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и могут содержать такие фразы, как:

  • Оплату гарантируем…

  • Качество изделий гарантируем…

  • Сроки выполнения гарантируем…

  • Данным письмом гарантируем (принять)…

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, а также удостоверяются печатью.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Такие письма обычно начинаются со слов:

  • ^ Направляем инструкционные материалы…

  • Высылаем подписанный с нашей стороны договор…и др.

Информационные письма составляется с целью информирования другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте (благодарность за содействие), содержит полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения и т.п. Например,

  • Прошу дать указание...

  • Просим содействия в ...

  • Обращаю Ваше внимание...и прошу...

  • Прошу принять меры по...

  • В дополнение к ...прошу рассмотреть...

  • Свидетельствуем Вам наше почтение и просим Вас...

  • Не откажите (нам) в любезности...

  • Мы будем благодарны (Вам), если Вы...

  • Желательно было бы ознакомиться...

  • Мы надеемся, что Вы сочтете возможным...

  • Мы будем рады, если Вы...

  • Пользуясь представленной возможностью…

  • Приносим извинения за несвоевременный ответ…

  • Направляем Вам…

  • В соответствии с…

Письма-запросы составляются с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Они используются в тех случаях, когда невозможно решить вопросы взаимоотношений между разными юридическими лицами лично или по телефону. Например,

  • Прошу довести до сведения...

  • Убедительно просим подтвердить...

  • Прошу Вас направить в мой адрес

  • Обращаемся с просьбой...

  • Позвольте обратиться к Вам с просьбой…

  • Мы хотели бы получить...

Письма-ответы составляются как реакция адресата на письмо-запрос. Если письмо-ответ содержит отказ, то в начале повторяется просьба, затем – обоснования причины отказа, и в конце – констатация отказа. Например:

  • Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…

  • Вашу просьбу о… выполнить не сможем из-за…

  • Ваша просьба об… рассмотрена…. Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена

  • На Ваш запрос сообщаем и ставим Вас в известность…

  • На Ваш №… от… отправляем Вам…

  • К сожалению, мы не можем

Письма-приглашения, письма-извещения обычно адресуются руководителю организации, должностному лицу или всему коллективу организации, и содержат предложения принять участие в семинарах, конференциях и т.п. Текст может начинаться со слов «Уважаемый…», «Уважаемые…» и продолжаться, например, следующим образом:

  • Мы будем весьма признательны Вам за участие в…

  • просит принять приглашение…

  • Разрешите пригласить Вас…

  • Примите наше приглашение…

  • Приглашаем Вас на …, которое состоится…

  • Мы хотели бы пригласить вас…

  • Мы были бы рады видеть Вас на…

Письма-сообщенияв них автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Наиболее распространенные речевые обороты:

  • На Ваше... сообщаем, что...

  • Сообщаю Вам...

  • На обращение... сообщаем...

  • Рады сообщить Вам, что...

  • Настоящим сообщаем, что...

  • В продолжение наших... сообщаем...

  • Ставлю Вас в известность, что...

  • Уполномочен поставить Вас в известность что...

  • Считаю своим долгом поставить Вас в известность...

  • Извещаем...

  • Доводим до Вашего сведения...

  • На основании вышеизложенного считаем необходимым...

  • уведомляет Вас...

Письма-требованияцель этих заключатся в том, чтобы заставить адресата выполнить, взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Например,

  • Настоящим сообщаем и просим незамедлительно предоставить…

  • Согласно предварительной договоренности требуем…

  • Настоятельно требуем произвести оплату...

Письма-поздравления составляются в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждении.

Текст таких писем составляются в свободной форме. Каждый абзац текста пишется с красной строки.
^ При выполнении задания следует обратить внимание на:

  1. тип использованного бланка (в зависимости от расположения реквизитов);

  2. необходимость использования клише при составлении реквизита «Текст документа»;

  3. наличие записи о количестве составленных экземпляров письма и реквизита «Отметка о наличии приложения»;

  4. оформление реквизитов «Адресат» и «Отметка об исполнителе»;

  5. написание реквизитов «Отметка о поступлении документа», «Резолюция» и «Отметка об исполнении документа».


Задание 2. Распорядительный документ


  1. Разработать бланк конкретного вида распорядительного документа.

  2. Составить текст документа.

  3. Дополнить «от руки» составленный документ реквизитами, которые проставляются в нем в подразделениях после распечатывания:

  • визы согласования;

  • резолюция;

  • отметка о поступлении документа в подразделение;

  • ознакомление с распорядительным документом;

  • отметка об исполнении распорядительного документа


Варианты выполнения задания:



Наименование вида документа

Автор документа

Содержание



Распоряжение

Начальник цеха

Экономия электроэнергии



Распоряжение

Ведущий инженер подразделения

Проверка технической документации в цехе



Распоряжение

Глава администрации

Порядок использования средств

Фонда экономического развития



Распоряжение

Главный инженер завода

Проведение мероприятий, направленных на повышение качества произведенной продукции



Приказ

Генеральный директор акционерного общества

Проведение конкурса под девизом: «Сегодня – идея, завтра капитал»



Приказ

Директора фирмы

Создание комиссии по приему передаче товарно-материальных ценностей на складе



Указание

Ректор института

Введение новых цен на оказание образовательных услуг



Приказ

Директор завода

Создание комиссии по делам молодежи



Решение

Совет директоров

Участие в конференции

0.

Указание

Генеральный директор муниципального унитарного предприятия

Порядок оформления организационно-распорядительной документации


Приказ – распорядительный документ, представляющий собой решение единоличного органа управления организацией (руководителя организации), издаваемый в целях разрешения оперативных внутренних вопросов деятельности данной организации.

Указание – документ, издаваемый по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Распоряжение – документ, издаваемый единолично руководителем организации (структурного подразделения) по текущим вопросам (производственным, административным, кадровым и др.) деятельности организации, по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов и иных распорядительных актов. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Решение – документ, принимаемый коллегиальным совещательным органом (собрание акционеров, советом директоров и др.) в целях разрешения производственных задач, вопросов, входящих в компетенцию данного органа. Данный документ подписывают все присутствующие.

Текст распорядительных документов состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указывают основания издания распорядительных документов (нормативные документы государственных органов, производственная необходимость и т.п.).

Распорядительная часть начинается с ключевого слова ПРИКАЗЫВАЮ – в приказах; ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, РЕКОМЕНДУЮ, НЕОБХОДИМО и прочие выражения в зависимости от содержания, - в других распорядительных документах. Ключевое слово пишется с нулевой позиции, в конце ставится двоеточие.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт пишется с красной строки, а продолжение – без красной. В каждом пункте указывается:

  • «кому» (исполнителю или структурному подразделению);

  • «что сделать» (конкретные действия);

  • «до какого числа» (сроки выполнения).

В последнем пункте распорядительной части документа обычно указывают на кого возлагается контроль над его исполнением.

^ При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) последовательность написания фамилий и инициалов в пунктах распорядительной части документов и в подписи;

2) оформление реквизита «Виза согласования» и место его расположения;

3) оформление реквизита «Заголовок тексту»;

4) оформление реквизита «Виза ознакомления».
^ Задание 3. Организационный документ
Разработать организационный документ.
Варианты выполнения задания:




Наименование вида

документа

Кому предназначается

Описание содержания



Должностная инструкция

Инженеру-программисту

Функции, права и обязанности



Правила

Студентам факультета

Распорядок работы в терминал-классе



Положение

Преподавателям и студентам факультета

Условия проведения конкурса на лучшую студенческую работу



Правила

Сотрудникам ремонтной службы

Проведение ремонтных работ электрооборудования



Положение

Сотрудникам предприятия

Экспертная комиссия предприятия



Должностная инструкция

Инженеру-экономисту

Функции, права и обязанности



Инструкция

Всем сотрудниками организации

По технике противопожарной безопасности



Положение

Работодателю и членам комитета по охране труда

Права, обязанности, функции комитета



Должностная инструкция

Оператору ЭВМ

Функции, права и обязанности

0.

Положение

Всем сотрудникам

Общие положения, функции, права и обязанности структурного подразделения


Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии). Положения бывают типовые и индивидуальные, а также положения о проведении каких-нибудь конкретных мероприятий (смотров, конкурсов, аукционов и т.п.). Положение составляется на общем бланке организации.

Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.

Инструкции бывают типовыми и индивидуальными. Они могут издаваться:

  • органом государственного управления;

  • отраслевым органом управления;

  • муниципальным органом управления;

  • руководством организации.

Правила – нормативный акт, определяющий порядок работ (поведения), при

выполнении конкретного рода деятельности.

Все организационные документы состоят из разделов, подразделов, имеющих заголовки. Разделы, подразделы нумеруются арабскими цифрами, пишутся с красной строки. В конце заголовков точка не ставится.
^ При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) оформление грифа утверждения (символы, место расположение);

2) оформление подписей и виз ознакомления;

3) оформление реквизита «Заголовок к тексту»;

4) нумерацию и написание заголовков разделов текста;

5) содержание каждого раздела текста.
^ Задание 4. Протокол
Оформить протокол какого-нибудь мероприятия в 2-х формах (полного и стенографического).

Оформить выписку из протокола по одному из вопросов того же заседания (совещания и т.д.)
Варианты выполнения задания:



варианта

Протоколируемое мероприятие



Заседание профсоюзного комитета



Заседание экспертной комиссии



Собрание трудового коллектива



Совещание у главного инженера



Оперативное совещание у директора



Производственное совещание у начальника цеха



Совещание у начальника планово-диспетчерского отдела



Заседание аттестационной комиссии



Собрание учредителей бланка

0.

Собрание акционеров


Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллективного принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Протокол оформляется на общем бланке предприятия.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря протоколируемого мероприятия, список присутствующих и повестка дня.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ.

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – изложение текста выступления.

В полном протоколе текст пишется в третьем лице единственного числа («предложил», «обосновал» и т.д.), а в стенографическом протоколе – от первого лица единственного числа («считаю»… «предлагаю»…).

^ Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста протокола, один конкретный вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий ход обсуждения данного вопроса и принятое по нему решение. Выписку из протокола подписывает секретарь, он же её заверяет.
^ При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) наличие (отсутствие) красной строки при написании реквизитов вводной и основной части;

2) порядок, в котором перечисляются фамилии присутствующих;

3) оформление списка присутствующих (если их 10 и менее, если их более 10, если среди присутствующих есть представители других подразделений или других организаций);

4) оформление заверительной зоны.
^ Задание 5. Акт
Оформить акт, подтверждающий какое-либо действие или событие.
Варианты выполнения задания:



варианта

Тема



Сдача-приемка материальных ценностей



Обследование условий труда



Испытание образцов продукции



Экспертиза ценности и выделение к уничтожению документов



Проверка состояния хранения документов



Нарушение санитарного состояния торговых точек



Ревизия организации (порядка) сдачи в аренду помещений



Инвентаризация склада



Несчастный случай на производстве

0.

Ликвидация организации


Акт – документ, составленный несколькими лицами или комиссией и подтверждающий установленные факты (события).

В некоторых случаях акты могут не только фиксировать установленные факты и события, но и содержать выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение этого в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части последовательно указываются: основание (наименование документа, его дата и номер); составлен комиссией; председатель; члены комиссии; присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся обычным шрифтом с прописной буквы, с нулевой позиции табулятора.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение.

Например:

^ Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

^ При выполнении задания следует обратить внимание на:

  1. правильность датирования документа;

2) оформление реквизита «Заголовок к тексту»;

3) оформление списка присутствующих (после слова "Составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже));

4) целесообразность добавления реквизитов «Отметка о наличии приложения» и «Гриф утверждения»;

5) Оформление реквизита «Подпись».


^ БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК


  1. ГОСТ 6-30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003.

  2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

  3. Общероссийский классификатор управленческой документации. – М.: Изд-во стандартов, 1994.

  4. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие / 10-е изд., перераб. и доп. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005. – 200 с.

  5. Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение: Харьков: Фактор, 2006. – 240 с.

  6. Кирсанова В.М. Современное делопроизводство. М.: Инфра -М. 2008г. 288 с.

  7. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие. – М.: Дашков и К, 2005. – 504 с.

  8. Спивак В. А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство): краткий курс: 2-изд.- СПб.: Питер, 2010.- 256 с.


СОДЕРЖАНИЕ



Общие сведения

3

1. Основные требования, предъявляемые к документу

4


1.1. Основные требования к документу

4

1.2. Форматы бумаги

1.3. Межстрочные интервалы

5

5

1.4. Поля документа. Нумерация страниц

5

1.5. Понятие бланка. Угловой и продольный штампы

6

1.6. Угловой и продольный штамп


7

2. Перечень и оформление реквизитов документов
2.1. Государственный герб Российской Федерации

2.2. Герб субъекта Российской Федерации

2.3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

2.4. Код организации

2.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

2.6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

2.7. Код формы документа

2.8. Наименование организации

2.9 Справочные данные об организации

2.10. Наименование вида документа

2.11. Дата документа

2.12. Регистрационный номер документа

2.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

2.14. Место составления или издания документа

2.15. Адресат

2.16. Гриф утверждения документа

2.17. Резолюция

2.18. Заголовок к тексту

2.19. Отметка о контроле

2.20. Текст документа

2.21. Отметка о наличии приложений

2.22. Подпись

2.23. Гриф согласования документа

2.24. Виза согласования документа

2.25. Оттиск печати

2.26. Отметка о заверении копии

2.27. Отметка об исполнителе

2.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

2.29. Отметка о поступлении документа в организацию

2.30. Идентификатор электронной копии документа
3. Организационные документы
3.1. Положение

3.2. Должностная инструкция
4. Распорядительные документы
4.1. Приказ

4.2. Указание

4.3. Распоряжение

4.4. Протокол

4.5. Выписка из протокола
5. Информационно-справочные материалы
5.1. Справка

5.2. Докладные и объяснительные записки

5.3. Акты

5.4. Телеграммы, телефонограммы
6. Документы по личному составу
6.1. Штатное расписание

6.2. Личное заявление

6.3. Приказы по личному составу

6.4. Примерная структура контракта по найму, оплате труда и увольнения работника

6.5 Резюме
7. Деловое письмо
8. Задания для практических работ
9. Задания для контрольных работ
9.1. Указания по оформлению

9.2. Контрольная работа №1

9.3. Контрольная работа №2
Библиографический список

11
11

11

11

12
12
13

13

13

15

16

16

18

18

19

19

21

22

24

25

25

27

28

30

31

33

34

34

35

36

36
37
37

40
43
43

45

47

49

52
54
54

55

59

62
65
65

66

67
68

69
70

76
82

82

82

86
97




Учебное издание

Составители Вера Валерьевна Девинова, Анна Валерьевна Клочко

Документирование управленческой деятельности

Общие правила оформления управленческой документации

Редактор О.Ф. Александрова

Подписано в свет 01.03.2011. Заказ 3223


Тиражируется на машиночитаемых носителях
Редакционно-издательский отдел

Библиотечно-издательского комплекса

Сибирского федерального университета
660041 Красноярск, пр. Свободный, 79

1 Номеру варианта выполнения задания соответствует последняя цифра номера зачетной книжки (студенческого билета)

** См. Общероссийский классификатор организационно-правовых форм собственности (ОКПФ) ОК 028-99, введен 01.01.2000


1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20

Похожие:

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания по анализу финансового 12 состояния организации 12
Методические указания предназначены для выполнения курсовых работ по дисциплине «Анализ хозяйственной деятельности» для студентов...

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания к проведению практических занятий для студентов
Методические указания предназначены для проведения практических занятий по важнейшей теме курса «Основы внешнеэкономической деятельности»...

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические рекомендации по выполнению практических работ по предмету...
Методические рекомендации предназначены для проведения практических работ на занятиях по органической и общей химии

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания и задания к лабораторным работам по курсу "алгоритмы и структуры данных "
Методические указания предназначены для усвоения теоретических основ и формирования практических навыков по выбору рациональных структур...

Методические указания для практических работ Красноярск iconЗадания для контрольных работ и методические указания по их выполнению...
Тематика и задания для контрольных работ и методические указания по их выполнению

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания по выполнению курсовых работ для студентов,...
Данные методические указания подготовлены коллективом преподавателей кафедры финансов и кредита фгоу впо воронежский государственный...

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания и тематика контpольных работ по Осо­бенной...
Методические указания и тематика контpольных работ подго­товлены к ю н. Гладышевым Ю. А

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания по выполнению практических и лабораторных работ...
Учебное пособие предназначено для студентов различных специальностей, изучающих дисциплину “Информационные технологии на транспорте”....

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания к проведению практических занятий для студентов...
Методическая разработка содержит планы практических занятий, перечень вопросов для устного опроса студентов, а также практические...

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания и контрольные задания к выполнению контрольных...
В методических указаниях приведены программа изучения курса, контрольные вопросы, контрольные задания и методические указания по...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
vbibl.ru
Главная страница