Методические указания для практических работ Красноярск




НазваниеМетодические указания для практических работ Красноярск
страница2/20
Дата публикации13.04.2013
Размер1.19 Mb.
ТипМетодические указания
vbibl.ru > Право > Методические указания
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   20
^

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ДОКУМЕНТУ



Чтобы служить полноценным источником информации, управленческие документы должны отвечать требованиям, установленным законом и нормами. Кроме того, документ должен иметь вид, удобный для восприятия, т.е. должен быть максимально наглядным. Документ нельзя рассматривать в отрыве от управленческой функции.
^ 1.1. Основные требования к документу
Документ издается полномочным органом или должностным лицом соответственно компетенции, при этом он не должен противоречить действующему законодательству и директивным указаниям вышестоящих и государственных органов.

Достоверность документа отвечает задачам конкретного руководства, основывается на фактах и содержит определенные и реальные предложения или указания.

Документ составляется по установленной форме. Для документов всех видов обязательны:

наименование автора документа;

наименование вида документа;

изложение содержания;

подпись автора;

дата

Установленная форма документов регламентируется ГОСТами. ГОСТ – это государственный стандарт.

ГОСТы на оформление документов были разработаны и утверждены еще в 1972 г. (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72). В 1978 г. эти ГОСТы были переутверждены с изменениями.

С 1 января 1991 г. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 были заменены одним – ГОСТ 6.38-90 “УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”

В 1997 году вышел ГОСТ Р 6.30-97 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273. С изменением № 1, принятым и утвержденным Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р 6.30-97». Дата введения – 01.04.2000.

В 2003 году был принят последний стандарт – ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, дата введения 01.07.2003 г.

ГОСТ устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Правила и требования ГОСТ 6.30-2003 носят универсальный характер.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

^

1.2. Форматы бумаги



В соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы» стандартные форматы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISО).

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 мм х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда – А, В, С.

В делопроизводстве используется в основном два формата бумаги ряда А:

А4 (210 х 297 мм) – используется для основного массива документов;

А5 (148 х 210 мм) – используется для небольших писем, справок.

^

1.3. Межстрочные интервалы



На бумаге формата А4 текст печатается через 1,5 межстрочных интервала, а на форматах А5 – через 1 межстрочный интервал.

Расстояние между отдельными реквизитами 1,5–3 межстрочных интервала. Если реквизит состоит из нескольких строк, то его текст печатается через 1 интервал.

Если документ составляется с помощью компьютера, то следует учесть, что шрифт, которым печатается текст, должен быть максимально приближен по форме и размеру к шрифту пишущей машинки.

^

1.4. Поля документа. Нумерация страниц



Существующим стандартом в современном делопроизводстве для документов установлены следующие размеры полей:

левое поле - 20 мм;

правое поле - не менее 10 мм;

верхнее поле - не менее 20 мм;

нижнее поле - не менее 20 мм.

Кроме того, иногда разрешается делать левое поле 35 мм, что по некоторым техническим причинам (удобство подшивки, необходимость нанесения пометок на поле и т.п.) представляется предпочтительным. Однако в целях экономного расходования бумаги левое поле размером 35 мм рекомендуется использовать только для бланков и первых страниц многостраничных документов, если эти страницы оформляются не на бланках. Размеры левого поля второй и последующих страниц многостраничных документов по усмотрению составителя выбирают в пределах 20-35 мм, но одинаковые для данного документа.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм.

При оформлении документа на двух и более листах все последующие за первым листы нумеруются арабскими цифрами в центре верхнего поля листа без точек и тире. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные – на обратной.

^

1.5. Понятие бланка



Сегодня практически все служебные документы, как в государственных, так и в коммерческих организациях, оформляются на бланках. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

Для организации, ее структурного подразделения и должностного лица установлены следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк – на нем создаются, в основном, документы, используемые внутри организации.

2. Бланк для писем – используется в большинстве случаев для общения организации с внешним миром.

3. Бланк конкретного вида документа – создается путем дополнения общего бланка наименованием вида документа. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации создается большое количество определенных видов документов (например, приказов, актов распоряжений и др.) – более 200 в год.

Эти бланки различаются набором реквизитов.

Кроме того, в организациях существует практика применения должностных бланков, которые создаются в тех случаях, когда должностное лицо имеет право подписи.

Так же организация может иметь бланк структурного подразделения.

В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки на двух языках. В них реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания» печатаются на двух языках: русском и национальном. Реквизиты размещают на одном уровне, используя продольное расположение заголовочной части документа.

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды – на русском и иностранном языках. Бланковые надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева).

На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств помещается изображение Государственного герба Российской Федерации – это гербовые бланки.

^

1.6. Угловой и продольный штампы



Государственным стандартом предусмотрено расположение реквизитов на бланках в двух вариантах: угловом и продольном.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов вдоль документа верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого полей.

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в левой верхней части листа (72,8 х 88,6 мм). Особенно удобен угловой бланк для факсов, писем, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Угловое расположение так же предпочтительнее для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: флаговое и центрованное.

При флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается .

При центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т.е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа. Чаще всего центрованное расположение используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты «Дата», «Номер документа», «Ссылка на номер и дату входящего документа» отставляются трафаретные места.

В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии пощади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.

В последнее время обозначилась новая тенденция в размещении на бланках реквизита «Справочные данные об организации». При центрованном расположении остальных реквизитов углового «штампа» элементы реквизита «Справочные данные об организации» размещаются флаговым способом. Небольшая потеря бумажной площади компенсируется удобством для прочтения составных частей реквизита.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифта выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используются шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6–24 кегля. Более крупным шрифтом выделяются наименование организаций и видов документов. Допускается наименование организации печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими получать качественные копии документов с помощью ксерокса.

На бланках документов:

допускается:

располагать ограничительные отметки, которые служат ориентирами при оформлении документов:

«уголки» – указывают начало и конец размещения реквизитов;

«крестики» – отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов;

отрезки прямой линии – для нанесения переменных реквизитов.

не допускается:

размещение на бланке только сокращенного наименования организации, отсутствия сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

составление бланка на двух языках, но с различной информацией об организации – авторе.

«украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

размещение на бланке справочных данных об авторе, не соответствующих данным государственной регистрации;

произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта;

размещение дополнительных элементов в оформлении (лишних линий, штрихов и т.д.);

размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что уместно только для совместных предприятий.

На рис.1,2 дано расположение реквизитов на бланке фирмы на основе их углового и продольного расположения соответственно.
Количество печатных знаков

0 5 16 24 32 40 48 56 64

Эмблема фирмы Контроль

Гриф утверждения

Наименование фирмы

Юридический адрес фирмы Адресат

ОКПО ОКУД

^ ОГРН ИНН/КПП

Копия

Вид документа
Дата_____________№______

На №____________от_______

Место составления
Заголовок к тексту Резолюция
Начало текста (абзац)
Т Е К С Т
Приложение

Должность лица,

подписавшего документ Подпись И.О.Фамилия

Печать

Гриф согласования

Виза

Отметка о заверении копий

Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа

и направлении его в дело

Идентификатор

Отметка о электронного поиска

поступлении документа
Рис. 1. Формуляр-образец расположения реквизитов

на основе углового штамп


Количество печатных знаков

0 5 16 24 32 40 48 56 64

Эмблема фирмы Контроль
Наименование фирмы Юридический адрес Коды

Вид документа
Дата № На № от

Место издания

Адресат

Гриф утверждения

__
Заголовок к тексту Резолюция
Начало текста (абзац)
Т Е К С Т


Приложение

Должность лица,

подписавшего документ Подпись И.О.Фамилия

Печать
Гриф согласования

Виза

Отметка о заверении копий

Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа

и направлении его в дело


Идентификатор

Отметка о электронного поиска

поступлении документа

Рис. 2. Формуляр-образец расположения реквизитов

на основе продольного штампа
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   20

Похожие:

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания по анализу финансового 12 состояния организации 12
Методические указания предназначены для выполнения курсовых работ по дисциплине «Анализ хозяйственной деятельности» для студентов...

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания к проведению практических занятий для студентов
Методические указания предназначены для проведения практических занятий по важнейшей теме курса «Основы внешнеэкономической деятельности»...

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические рекомендации по выполнению практических работ по предмету...
Методические рекомендации предназначены для проведения практических работ на занятиях по органической и общей химии

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания и задания к лабораторным работам по курсу "алгоритмы и структуры данных "
Методические указания предназначены для усвоения теоретических основ и формирования практических навыков по выбору рациональных структур...

Методические указания для практических работ Красноярск iconЗадания для контрольных работ и методические указания по их выполнению...
Тематика и задания для контрольных работ и методические указания по их выполнению

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания по выполнению курсовых работ для студентов,...
Данные методические указания подготовлены коллективом преподавателей кафедры финансов и кредита фгоу впо воронежский государственный...

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания и тематика контpольных работ по Осо­бенной...
Методические указания и тематика контpольных работ подго­товлены к ю н. Гладышевым Ю. А

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания по выполнению практических и лабораторных работ...
Учебное пособие предназначено для студентов различных специальностей, изучающих дисциплину “Информационные технологии на транспорте”....

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания к проведению практических занятий для студентов...
Методическая разработка содержит планы практических занятий, перечень вопросов для устного опроса студентов, а также практические...

Методические указания для практических работ Красноярск iconМетодические указания и контрольные задания к выполнению контрольных...
В методических указаниях приведены программа изучения курса, контрольные вопросы, контрольные задания и методические указания по...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
vbibl.ru
Главная страница